A fim de organizar e manter a integridade de todo o sistema fiscal de uma empresa existe uma série de mecanismos legais dentre os quais o de maior importância é a Nota Fiscal.
A nota fiscal tem o objetivo de registrar e regularizar quaisquer transações de bens, seja compra, venda ou transferência, entre uma empresa e um cliente ou um fornecedor. Com isso, a NF torna possível manter um gerenciamento mais seguro das finanças da empresa e formaliza os tributos a serem recolhidos em cada operação, declarando aos órgãos competentes a conformidade com as regulamentações de cada uma das operações feitas.
Deste modo, como a nota fiscal é utilizada em um conjunto muito grande de situações, há mais de um tipo de nota fiscal, cada um adequado para uma situação específica. Como a legislação a respeito é complexa, esse artigo tem o objetivo de lhe apresentar de forma simples os principais tipos de NF e as situações adequadas para cada um.
Em primeiro lugar, existe a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). É a mesma nota fiscal emitida tradicionalmente, porém gerada e armazenada de modo totalmente eletrônico. Formaliza as transações de produtos físicos, com cobrança de ICMS e IPI, expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda. É necessário um certificado digital para emissão. Também deve ser utilizada sempre em casos de circulação de mercadorias. No momento da emissão de uma NF-e para um cliente a empresa deve enviar também um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que acompanha o produto durante o transporte.
Outro tipo é a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), que é um documento digital exigido para confirmar a prestação de um serviço de uma instituição para outra ou de uma instituição para pessoa física. Em geral, a emissão desse documento abrange empresas médias ou pequenas.
Um terceiro tipo é a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e), que é um documento eletrônico alternativo aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Em geral são emitidas por entidades do varejo, como açougues, farmácias, papelarias, etc.
Em quarto lugar há o Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e). Esse documento é validado por uma assinatura digital do contribuinte e tem existência apenas eletrônica.
Existe também o Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e), que foi desenvolvido para satisfazer a regulamentação fiscal que determinou as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico no Ceará, substituindo o antigo Emissor de Cupom Fiscal.
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) destina-se aos serviços de transporte de carga no interior do estado ou entre estados. A operação é tributada pelo ICMS.
O Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) é utilizado por entidades que realizam o transporte rodoviário, dentro ou fora do estado, e são responsáveis pelo frete com um ou mais CT-e. De igual modo pode ser utilizado em situações de transporte envolvendo mais de uma NF-e.
Há também a Nota Fiscal Avulsa (NFA-e). Esta é utilizada em geral por MEI (Microempreendedores Individuais) e pequenas empresas que, por sua vez, não são contribuintes do ICMS e não precisam emitir NF-e.
O nono tipo é a Nota Fiscal Complementar, emitida com o objetivo de corrigir valores tributários incorretos e deve ser então somada à nota original para que a operação inteira fique consistente.
A Nota Fiscal Denegada é quando a Sefaz identifica alguma irregularidade no emissor ou no destinatário da NF-e e, consequentemente, ela não pode ser faturada. Não é possível corrigir, cancelar ou inutilizar uma nota denegada. A nota precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, conforme exigido na legislação.
Já na Nota Fiscal Rejeitada, em contraposição à denegada, a NF-e é rejeitada por inconsistência ou erro nas informações submetidas e pode ser corrigida e reenviada.
Temos também a Nota Fiscal de Exportação, que formaliza para o Ministério da Fazenda a movimentação de mercadorias para exportação.
Por fim, temos a Nota Fiscal de Remessa, que é emitida quando há circulação de mercadorias porém sem o objetivo de venda, caso em que não há incidência de impostos.
Estes são os principais tipos de notas fiscais com os quais nos deparamos no dia-a-dia de qualquer empresa, e é de fundamental importância que conheçamos esses mecanismos para estarmos em conformidade com a Lei e prevenir eventuais inconvenientes.